Voordat iemand een vrijwilligers- of begeleidende functie kan uitoefenen zal een zorgvuldige procedure gevolgd worden om te kijken of iemand geschikt is voor de functie, aan de hand van dit aannamebeleid:
- Er wordt een kennismakingsgesprek gehouden met het toekomstig bestuurslid, trainer of commissielid.
- Er wordt naar de benodigde competenties gevraagd.
- Er worden referenties gevraagd als de functie daarom vraagt.
- Er wordt een (gratis) VOG opgevraagd voor toekomstige bestuursleden en trainers alsmede voor commissieleden als zijn werken met kwetsbare groepen of in aanraking komen met financiële middelen van de vereniging.
- Het toekomstige bestuurslid of commissielid dient lid te zijn/worden van de vereniging en zal op de hoogte gesteld worden van de gedragscodes van de vereniging en van de KNLTB.
- Een toekomstig trainer dient lid te zijn/worden van de vereniging of zal een brief ondertekenen waarin hij/zij verklaart zicht te houden aan de gedragscode van T.C. Topio en KNLTB en de reglementen van T.C. Topio.
Verklaring Omtrent Gedrag
Een Verklaring Omtrent Gedrag staat ook wel bekend als bewijs van goed gedrag. Een VOG is alleen gekoppeld aan een strafrechtelijke veroordeling. Het is belangrijk dat iedereen, en met name minderjarigen/kwetsbare groepen, in een veilige omgeving kunnen sporten.
Onze vereniging heeft de plicht om maatregelen te nemen die grensoverschrijdend gedrag kunnen voorkomen.
Het verplicht stellen van een VOG geeft meer zekerheid over het verleden van bestuursleden, trainer en commissieleden. Daarbij vermindert het de kans dat personen, die eerder in de fout zijn gegaan met kinderen/kwetsbare personen/ financiën, een functie bij onze vereniging kunnen uitoefenen.
De vereniging vraagt voor nieuwe bestuursleden, trainers en commissieleden een gratis VOG aan en herhaalt deze aanvraag elke 5 jaar opnieuw. De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden verstrekt te worden. Het ontvangen van een VOG is een expliciete voorwaarde voor het tot stand komen van een samenwerking en/of vrijwilligersrol. Als er geen VOG aangeleverd kan worden, is samenwerken niet mogelijk. Als blijkt dat de VOG wordt ingetrokken of een herhaalde VOG niet wordt afgegeven zal de VOG de samenwerking beëindigen.
Het VOG-beleid van T.C. Topio voldoet aan de volgende randvoorwaarden rondom de aanvraag, registratie en monitoring van VOG’s:
- Informatieverplichting: We informeren (nieuwe) bestuursleden, trainers en commissieleden over het aanvragen van een VOG zodat zij kunnen beslissen of ze de informatie willen verstrekken. Dit wordt vermeld in wervingsteksten en kennismakingsgesprekken.
- Doelmatig en met een legitieme reden: we maken alleen gebruik van screening door middel van VOG’s wanneer we er een gerechtvaardigd belang bij hebben. We gebruiken de gegevens uit de screening uitsluitend ter onderbouwing van het besluit of iemand wel/ niet een bepaalde functie kan uitoefenen en we gebruiken de gegevens niet voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen.
- Dataminimalisatie: we bewaren geen (kopieën van) papieren of digitale VOG’s maar uitsluitend de volgende registratie: naam en functie, datum van afgifte VOG, aanvraagcode en dat er een echtheidscheck heeft plaatsgevonden, inclusief door wie en op welke datum.